Informatie- & digitaliseringsplan

Stichting Pijpenkabinet, Amsterdam, augustus 2007

- van verzameling naar referentiecollectie -

beleidstukken
verkorte versie

1. Inleiding

1.1. Aanleiding
De primaire aanleiding voor het schrijven van het informatieplan is de zich wijzigende visie van het Pijpenkabinet op het verstrekken van informatie aan een breed publiek. Deze herbezinning vereist van het museum een grondige aanpassing van het informatiebeleid.

Een secundaire aanleiding is het feit dat een instelling met een nationaal bereik, de RACM (voorheen ROB), grote belangstelling heeft getoond voor het Pijpenkabinet, niet alleen omwille van de hoge kwaliteit van de verzamelingen en de documentatie, maar ook vanuit het inzicht dat deze collectie als voorbeeld van een nationale referentiecollectie kan fungeren; iets dat het Pijpenkabinet op zijn gebied in de praktijk reeds doet.

De collecties van het Pijpenkabinet zijn van hoge kwaliteit. Dat geldt voor zowel de objecten, als de informatie die rond deze objecten en hun context van ontstaan en gebruik is verzameld. In het bijzonder geldt dit voor het kennisbestand dat in de loop van de jaren omtrent dit materieel cultureel erfgoed van de zo algemeen verbreide rookcultuur is bijeengebracht.

De gedurende een periode van meer dan 30 jaar zorgvuldig opgebouwde informatiebronnen maken het museum tot hét kenniscentrum bij uitstek van de pijpennijverheid en de cultuur van het roken in Nederland en daarbuiten. Het overzicht van die informatiebronnen, hun volledigheid en hun onderlinge samenhang blijven op dit moment echter voor zowel het brede, als het meer professionele publiek verborgen. Daarnaast behoort veel van de aanwezige kennis nu nog tot de categorie tacit knowledge, omdat deze nog niet op schrift is gesteld. Ook om dit probleem methodisch en goed onderbouwd aan te pakken is een informatiebeleidsplan noodzakelijk.

De informatievoorziening zal zoveel mogelijk gebruikt maken van de kracht van het web, van open standaarden en bestaande, voor ons doel geoptimaliseerde instrumenten. Het doel is de breedte en rijkdom van de aanwezige kennis- en informatiebronnen optimaal toegankelijk te maken.

Samenhangende ontsluiting van de objecten in de context van de ondersteunende achtergrondkennis wordt het kerndoel van het nieuwe informatiebeleid. Het moet voor de toekomstige (digitale) bezoeker mogelijk zijn via een logische en eenvoudige weg een betekenisvol informatiepakket uit verschillende bronnen samen te stellen. De collectie en de daaromheen opgebouwde kennis en documentatie worden in één kwaliteitsslag via het web aangeboden en op deze wijze beter ontsloten.

Daarbij wordt gestreefd naar samenwerking met andere partijen. Het aanbieden van informatie in samenhang met andere erfgoedinstellingen en eventueel rijksdiensten, waardoor het museum een bijdrage levert aan de digitale collectie Nederland en het tot stand komen van een landelijke infrastructuur, past goed in de visie van de Stichting Pijpenkabinet op informatievoorziening.

Dit informatieplan biedt richting aan het informatiebeleid van de Stichting Pijpenkabinet en kon tot stand komen dankzij de financiële steun van het Ministerie van OCW en het VSBfonds. Het is geschreven door de museumstaf, Don Duco en Benedict Goes, met ondersteuning van Eelco Bruinsma als extern adviseur. (…)

2. Pijpenkabinet

2.1. Missie en visie
De Stichting Pijpenkabinet stelt zich ten doel een gespecialiseerd kenniscentrum te zijn op het gebied van de geschiedenis van de tabakspijp, het tabaksgebruik en de pijpenfabricage. Daartoe verzamelt, beheert, documenteert en bestudeert het Pijpenkabinet alle denkbare rookpijpen. Bij de verzameldoelstelling behoort tevens het bijeenbrengen en beheren van aan het verzamelgebied gerelateerde documentatie. Het verzamelgebied omvat de gehele wereld en is niet beperkt in tijd. Alle objecten en cultuuruitingen worden waar mogelijk van een diepgaande kenniscontext voorzien. [zie ook het beleidsplan].

Het Pijpenkabinet ontwikkelt nu een visie op de rol die het voor een maximaal breed publiek wil spelen. Met behulp van digitale vormen van kennisoverdracht kan deze rol veel uitgebreider vorm krijgen dan totnogtoe mogelijk was. Dit informatieplan is een stap in die horizonverbredende ontwikkeling.

2.2. Positie

2.2.1. Unieke combinatie van collectie, informatie en documentatie
De combinatie van collectie, collectiegegevens en documentatie die wordt beheerd door het Pijpenkabinet is in een aantal opzichten uniek. Er wordt door de organisatie gelijkwaardig belang gehecht aan zowel de collectie als aan de documentatie. Historisch onderzoek gaat steeds hand in hand met uitbreiding en documenteren van de collectie.

Het Pijpenkabinet legt als enige museum in West Europa systematisch een collectie rookpijpen aan en verzamelt kennis over dit onderwerp, daarin ligt een belangrijk deel van de legitimatie als zelfstandig museum. Door vooral de nadruk te leggen op het verwerven en verspreiden van kennis, waarbij de collectie zelf als onmisbare bron wordt beschouwd, heeft het Pijpenkabinet zich een unieke positie verworven als vraagbaak met mondiale reikwijdte op dit specifieke terrein.

In het licht van de Collectie Nederland heeft het Pijpenkabinet een waardevolle collectie opgebouwd met een in zijn soort unieke referentiewaarde. In 1993 is de collectie van de Stichting Pijpenkabinet door het Ministerie van OCW bestempeld tot collectie met een A-status ijkwaarde. Dit geldt a fortiori voor de onderdelen betreffende de Nederlandse archeologie en naadloos daarop aansluitende Nederlandse historische pijpen (geïntegreerde referentiecollecties pijpen en archiefgegevens).

Deze positie wil het Pijpenkabinet nu verder uitbouwen in de context van de digitale Collectie Nederland. Door de collectie en de daaromheen beschikbare documentatie als referentiecollectie digitaal aan te bieden komt in Nederland een afgebakende collectie zeer toegankelijk erfgoed digitaal beschikbaar. Tevens wordt zo ook een digitaal instrument voor het determineren van archeologische vondsten en historische voorwerpen aangeboden. Hiertoe moet echter wel een presentatiemethodologie ontwikkeld worden. Een dergelijke methodologie bestaat nog niet.

2.2.2. Vergelijking met andere collecties in binnen- en buitenland
De collectie van het Pijpenkabinet speelt een prominente rol in Nederland, maar ook daarbuiten. Op het gebied van kennis- en informatieoverdracht wil de stichting zijn rol vergroten. Een vergelijking van de positie in museaal verband is illustratief:

Nederland
Gouda, museumgoudA (voorheen De Moriaan) – bezit enkele unieke stukken betreffende het Goudse pijpenmakersgilde, voorts een algemene collectie pijpen en tabakscuriosa. Op papier heeft het museum een beleid om uitsluitend Goudse pijpen te verzamelen, in de praktijk blijken er ook niet-Goudse pijpen in de collectie voor te komen. Diverse in de 20e eeuw geschonken, of aangeboden fabriekscollecties Goudse pijpen zijn nog slechts incompleet aanwezig. Een beschrijving van de pijpen is in 1984 door de conservator van het Pijpenkabinet gemaakt, sindsdien is de documentatie niet aangevuld. Het museum kent geen onderzoeks- of publicatiebeleid op het gebied van de locale pijpennijverheid. In 2006 is De Moriaan gesloten ten behoeve van de beoogde vestiging van een farmaceutisch museum. Medio 2007 is nog geen presentatie van pijpen in museumgoudA gerealiseerd.

Groningen, Niemeyer Tabaksmuseum – een zorgvuldig aangelegde verzameling fraaie tabacologische voorwerpen, waaronder pijpen, met de nadruk op in Nederland gebruikt materiaal. Door een bevlogen conservator is in de jaren 1990 een esthetische museuminrichting van kwalitatief hoogwaardige objecten gerealiseerd. De depotcollectie is bescheiden. De objecten zijn niet geregistreerd en gedocumenteerd. Voor expertise wordt regelmatig een beroep gedaan op de staf van het Pijpenkabinet. De meest recente publicatie is een boekje met 60 collectiestukken uit 1988.

Kampen, Kamper Tabaksmuseum – collectie machines voor het kerven van tabak en maken van sigaren. De bescheiden expositie van pijpen en curiosa bestaat overwegend uit bruiklenen. Er wordt geen onderzoek gedaan of gepubliceerd.

Amerongen, Tabaksmuseum – authentieke tabaksschuur ingericht met een expositie over de teelt van tabak. Het museum is meer historisch dan objectgericht. Er wordt geen onderzoek gedaan of gepubliceerd.

Utrecht, Douwe Egberts Pijpenkamer – dit bedrijfsmuseum is in 2003 opgeheven. De collectie is deels verspreid over enkele van de bovenstaande musea, deels geveild, deels aan opkopers verkocht.

Joure, Douwe Egberts Huis – een negentiende-eeuwse tabakswinkel, aangevuld met enkele pijpen uit de voormalige collectie van Douwe Egberts uit Utrecht. Er is geen basisregistratie en er wordt geen onderzoek gedaan of gepubliceerd.

Europa
De meeste musea voor pijpen en tabak in Europa hebben historische banden met de tabaksindustrie. Als gevolg van de Europese wetten die de tabaksreclame sterk aan banden leggen, zijn talloze van deze musea in het afgelopen decennium verdwenen. Een overzicht.

Parijs (F), Musée de la SEITA – een tooncollectie die tot 2000 permanent was opgesteld in de ontvangsthal van het hoofdkantoor van de SEITA (Franse tabaksregie). De collectie is thans opgeslagen in afwachting van nader gebruik of afstoting.

Vresse (B), Musée du Tabac et de la Folklore – dit museum is in 2001 uitgebrand.

Bristol (UK), Wills Collection – een belangrijke verzameling pijpen en toebehoren, aangelegd tussen 1900 en 1950 als bedrijfscollectie van tabaksfabrikant W.D. Wills & Co. In mei 2002 is de totale collectie ter veiling gebracht.

Londen (UK), Dunhill Collection – een belangrijke volkenkundige collectie pijpen, vanaf 1910 door Alfred Dunhill bijeengebracht dankzij zijn wereldwijde contacten. Vanaf 1999 voor publiek gesloten. In 2004 is de collectie onder wereldwijde publiciteit geveild.

Wenen (Ös), Austria Tabak Museum – deze omvangrijke tabakscollectie met accent op de pijp, is opgezet vanaf de jaren 1870 en actief uitgebreid tot 2000. Na privatisering van de Oostenrijkse tabaksregie is tweederde van de collectie in 2002 geveild. Het restant is twee jaar later in beheer overgedragen aan Schloss Schönbrunn.

Hamburg (D), Tabaksammlung Reemtsma – een collectie tabacologie met belangrijke bibliotheek ondergebracht in de voormalige directeurswoning van deze grote tabakshandelaar. De bibliotheek is geveild; de collectie is in 2005 overgedragen aan Museum für die Arbeit in Bremen.

Lokale musea met aandacht voor de teelt en verwerking van tabak hebben doorgaans enkele vitrines met pijpen ter illustratie. Deze musea bestaan in België (Wervik, Harelbeke, Geraardsbergen, Andenne), Duitsland (Bünde, Hussem, Ruhla), Zweden (Stokkebye).

Particuliere musea, waarvan gezien de ervaringen het voortbestaan onzeker is, zijn bekend in Zwitserland (coll. Schmiedt, Lausanne) en Italië (coll. Paronelli) .

2.2. Kerntaken
De Stichting Pijpenkabinet beschouwt het als een kerntaak om zoveel mogelijk kennis op het gebied van de geschiedenis, de vervaardiging en het gebruik van de pijp, vast te leggen en zo veilig te stellen voor de toekomst. Het gaat hierbij om zowel kennis in de vorm van schriftelijke documentatie (boeken, tijdschriften, illustraties, aantekeningen) als in de vorm van fysieke objecten. De diepgaande en omvangrijke collectie zelf (ca. 25.000 objecten) wordt gezien als de belangrijkste informatiedrager.

Publiceren is voor het Pijpenkabinet de meest effectieve manier van informatieoverdracht en verspreiding van kennis gebleken (zie lijst van publicaties op www.pijpenkabinet.nl, museum § 19). Het nieuwe informatie-beleid voegt daar de mogelijkheden van het Web aan toe. Hierdoor zal naar verwachting ook de mate van interactie met afnemers van informatie toenemen.

In de permanente opstelling streeft het Pijpenkabinet naar een laagdrempelige, esthetische presentatie van de collectie voor doeleinden van educatie en genoegen, maar onderzoek en het produceren van wetenschappelijke en cultuurhistorische publicaties blijven kernactiviteiten.

De algemene antipathie voor het onderwerp roken, vanzelfsprekend ontstaan door het groeiende inzicht in de schadelijkheid, maakt dat veel museale collecties over dit onderwerp al zijn geliquideerd. Het Pijpenkabinet onderkent daardoor des te sterker de noodzaak en plicht om de materiële cultuur van het pijproken te bewaren en stelt zich ten doel dit deel van het culturele erfgoed voor de toekomst veilig te stellen.

2.3. Omvang staf
De vaste staf van het Pijpenkabinet omvat 2,5 FTE. De kennis van de collectie en documentatie berust voor het belangrijkste deel bij de conservator. Dit is mede de reden dat het vastleggen van de kennis in geannoteerde documentatiebestanden, essentieel is voor de continuïteit van de collectie en het Pijpenkabinet als kenniscentrum.

2.4. Expertise
De kracht van het Pijpenkabinet is de inhoudelijke kennis van het onderwerp in al zijn facetten. Het gaat daarbij vooral om:

• kennis van materialen en technieken (vervaardiging);
• expertise over de authenticiteit en identiteit van rookpijpen, wereldwijd;
• expertise over typologie, morfologie en datering;
• kennis op het gebied van historie, archeologie, volkskunde en etnografie;
• kennis van internationaal gepubliceerde boeken / artikelen;
• beheren van archiefgegevens en ordening van bronneninformatie op niveau van persoon en bedrijf;
• inzicht in andere collecties op het gebied van de pijpennijverheid en de cultuur van het roken, zowel in openbaar als particulier bezit.

2.5. Doelgroepen
Het Pijpenkabinet richt zich op verschillende doelgroepen, waarvan de belangrijkste zich bevindt in de vakwereld van de archeologie. Dit is een gevolg van de gezaghebbende positie van het kenniscentrum dat het Pijpenkabinet op dit gebied vormt. De kleipijp is in de postmiddeleeuwse archeologie de meest courante bodemvondst. Door het systematisch historisch en archeologische onderzoek van de afgelopen 30 jaar, vooral door het Pijpenkabinet zelf, heeft de kleipijp de waarde van een gidsfossiel gekregen. Datering, handelsrelaties en sociale stratigrafie zijn door de aanwezigheid van kleipijpen in bodemvondst-complexen goed te reconstrueren. Dit, samen met het besef dat deze kennis nagenoeg exclusief aanwezig is bij het Pijpenkabinet, maakt dat er veelvuldig een beroep gedaan wordt op de expertise van het Pijpenkabinet door archeologen, historici en industrieel archeologen (vgl. diverse vondstrapporten gepubliceerd op de website www.pijpenkabinet.nl §15).

De met het nieuwe publieks- en informatiebeleid beoogde doelgroep is veel breder. In principe moet iedereen, van schooljeugd tot professional, iets van zijn gading kunnen vinden in het aanbod van het Pijpenkabinet. Dat het web bij het bereiken van die brede doelgroep een centrale rol speelt is vanzelfsprekend. De breedte van de doelgroep kan worden afgeleid van de vragen die nu al door bezoekers worden gesteld, of die via e-mail binnenkomen. (…)

3. Visie op informatievoorziening

3.1. Beleid
De kern van het informatiebeleid bestaat uit drie delen:

1. integratie van informatiebestanden die inhoudelijke samenhang vertonen en daarom in samenhang ontsloten moeten worden;
2. ontsluiting van informatie die wel is vastgelegd, maar niet is gedigitaliseerd;
3. digitaal vastleggen van tacit knowledge, om die voor de toekomst veilig te stellen.

Deze drie punten zijn samen te vatten als het ontsluiten van de collectie in zijn volle breedte en diepte. Daarbij zou bijzondere aandacht moeten uitgaan naar de waarde van de collectie als referentiecollectie.

3.2. Communicatiebeleid
De pr-doelstellingen zijn verwoord in de missie van het museum, maar het belangrijkste deel van het communicatiebeleid is nauw verweven met de kennis- en informatieoverdracht, zoals beschreven in dit informatieplan. De visie op communicatie is niet afzonderlijk vastgelegd in een communicatieplan. (…)

3.3. Onderzoek
(…) Kennis en collectie zijn nauw met elkaar verweven, maar grotendeels afhankelijk van één persoon, de conservator. Om de toegankelijkheid van deze kennis ook voor de toekomst veilig te stellen dient de nog niet geboekstaafde kennis op een samenhangende manier aan de bestaande informatiebronnen worden toegevoegd.

De kwaliteit van de collectie en de verzamelde kennis en informatie zijn gebaseerd op het ononderbroken uitoefenen van een gericht verzamelbeleid en het verrichten van onderzoek. Onderzoek is daarom een centraal onderdeel van het museale beleid. Een vernieuwde informatie-infrastructuur zal het onderzoek dus optimaal moeten ondersteunen. (…) Vooral de samenhang tussen de objecten enerzijds en de archivalische- en historische bronnen en de overige documentatie anderzijds is essentieel.

Om die samenhang te garanderen moet er een systeem worden ontwikkeld, waarin de collectie in relatie tot de andere kennis- en informatiebronnen kan worden vastgelegd om daaraan vervolgens deze tacit knowledge toe te voegen. Hiertoe wordt een Content Management Systeem ontworpen, gebaseerd op open standaarden, gekoppeld via algemeen geldende, maar voor dit specifieke domein verfijnde en verrijkte metadata.

Zo zal de toekomstige datavastlegging en het onderzoek direct bijdragen tot de inhoudelijke verrijking van de collectie, terwijl ook de weg om thematische publicaties in artikel- of boekvorm te produceren open blijft en zelfs wordt vergemakkelijkt, omdat de samenhang al aangebracht is.

Voor andere onderzoekers en verzamelaars heeft deze aanpak het voordeel dat zij altijd over de meest recente stand van kennis beschikken.

4. Informatievoorziening

4.1. Huidige informatievoorziening
Via het web wordt op dit moment slechts algemene informatie gegeven, aangevuld met foto’s van enkele hoogtepunten uit de collectie en enige summiere objectinformatie. Daarmee wordt geen recht gedaan aan de rijkdom van de verzamelde informatiebronnen en de kennis die daar in de loop der jaren in is neergeslagen. De huidige interne informatievoorziening van het museum is uitsluitend voor intern gebruik toegankelijk en raadpleegbaar.

De informatiebestanden van het Pijpenkabinet zijn gevarieerd van structuur en inhoud. Het gaat om databasebestanden met collectiegegevens, een geautomatiseerde bibliotheekcatalogus, gedigitaliseerde en niet gedigitaliseerde tekstbestanden met chronologische archiefgegevens, om gedigitaliseerde, maar ontoereikend toegankelijke indices op personen en bedrijven, verschillende soorten iconografische gegevens.

Hoewel deze bestanden in uiteenlopende systemen en op verschillende manieren worden beheerd, heeft het beheer zelf altijd volgens goed doordachte richtlijnen op een consequente en deskundige manier plaatsgevonden. De beoogde integratie van bestanden zal dus niet op al te grote inhoudelijke problemen stuiten, omdat van inconsequente invoer of vervuiling van velden geen sprake is. (…) De interne organisatie van de collectie en van de kennis- en informatiesystemen waarmee deze is omgeven is zelfs zeer geschikt voor presentatie op het web: zowel de opbouw van de collectie als van de informatiebestanden, is namelijk in hoge mate gestructureerd en gestandaardiseerd. (…)

4.2 Gewenst niveau van informatievoorziening
Hoewel er op zich sprake is van een voldoende inzichtelijke logica in de beschikbare informatie bestaat er bij het museum duidelijk behoefte aan herziening van de informatie-infrastructuur. In de eerste plaats ten behoeve van het interne gebruik: vereenvoudiging bij de invoer van informatie en een beter resultaat bij raadpleging. In de tweede plaats ten behoeve van zowel de fysieke, als de virtuele bezoeker. (…)

Bij het uitwerken van een ontwikkelplan voor de nieuwe geïntegreerde informatievoorziening moet rekening worden gehouden met de manier waarop bezoekers, zonder terminologische en inhoudelijke voorkennis, zo efficiënt mogelijk hun weg in het aanbod van informatie weten te vinden.

Daarmee zou één van de belangrijke doelen die het museum zich heeft gesteld verwezenlijkt kunnen worden, namelijk het aanbieden van een instrument waarmee bezoeker zijn eigen objecten kan determineren, dateren of verrijken met achtergrondinformatie.

Een ander belangrijk aspect, het web als medium voor kennisoverdracht in twee richtingen, dat nu evenmin wordt ondersteund door de huidige informatie-voorziening, komt daarmee binnen bereik. De informatie die een bezoeker heeft over het object dat hij wil determineren (en bijvoorbeeld de context waarin hij het heeft gevonden, of verworven), kan weer een aanvulling zijn op de informatie die bij het Pijpenkabinet aanwezig is. Er moet een voorziening komen om deze informatie vast te leggen, te verifiëren en op te nemen in de informatievoorziening. (…)

5. Knelpunt en uitdaging

5.1. Behoefte aan know-how
Het belangrijkste knelpunt om de gewenste informatievoorziening te verwezenlijken is het gebrek aan technische expertise en middelen om deze expertise in te huren. Het informatiebeleid zoekt bovendien naar wegen om de bestaande documentatiebestanden van het Pijpenkabinet aan te vullen met betere digitale beelden van hoge kwaliteit. (…)

Extern advies en ondersteuning voor de uitwerking van ICT-plannen, het plannen van de betekenisvolle integratie van bestanden, het ontwerpen van zoekstrategieën, de samenwerking met andere ICT-partners, het aansluiten bij bestaande digitaliseringsprojecten is noodzakelijk. (…) Er zijn potentiële ontwikkelpartners geïdentificeerd, die volgens de eisen en specificaties van het Pijpenkabinet een geïntegreerde werk- en informatie-omgeving kunnen ontwikkelen.

5.2. Het digitaliseren van een pijpencollectie als referentiecollectie
"Digitalisering" van cultureel erfgoed is niet eenduidig te vangen onder een reeks gestandaardiseerde handelingen. Het moet een beredeneerd proces zijn waarin een selectie van facetten van een object, of verzameling objecten, digitaal wordt vastgelegd en met elkaar verbonden tot een betekenisvol geheel. (…) De digitale representatie van het visuele aspect is een onderdeel daarvan, maar de hoeveelheid aspecten van cultureel erfgoed die kunnen worden overgeheveld naar het digitale domein is onbeperkt. (…)

Kleipijpen en objecten uit het domein van de pijpennijverheid zijn driedimensionale objecten. De essentie van het object zit echter niet alleen in het object zelf, maar ook in de informatie over de context van vervaardiging, de context van gebruik en de betekenis die het heeft gehad voor degene die het heeft verzameld en bewaard voor het nageslacht. (…) Sterker nog, een referentiecollectie heeft tot doel een rol te spelen bij het identificeren en determineren van andere objecten. (…) De collectie van het Pijpenkabinet leent zich goed om naast bodemvondsten ook historische/volkenkundige objecten via beeldidentificatie te determineren.

(…) Het digitaliseren (en converteren) van de archiefbronnen is een wezenlijk onderdeel van het ontwikkelen van een referentiecollectie voor de archeologie en historie van de pijpennijverheid. Soms zal de iconografie een belangrijke rol spelen (figurale pijpen), soms materiaalkennis en soms de vorm van het object. Ook de cultuurhistorische context van gebruik is voor de meeste groepen voorwerpen verschillend. Daarom moet de digitalisering van deze objecten worden ondersteund door een systeem waarin de verschillende vormen van informatie met elkaar worden verbonden. (…)

6. Samenhang en samenwerking

6.1. Prioriteiten, hoofdlijnen, interne samenhang
Zoals eerder vermeld behoort het ordenen en verstrekken van informatie voor het Pijpenkabinet tot haar primaire taken. Het onderzoek, maar ook de aan derden geleverde expertise en determinatie van objecten, zijn gebaseerd op de aanwezige documentatiebestanden. In de loop van jaren zijn veel tijd, aandacht en middelen geïnvesteerd in het opzetten van deze bestanden en vooral in het bijhouden daarvan. De zorg voor de documentatie heeft altijd gelijke tred gehouden met de aanwas van de collectie, de acquisitie van nieuwe kennis en het ontwikkelen en publiceren van nieuwe inzichten.

De samenhangende ontsluiting van deze documentatie laat echter nog te wensen over. Het is nu nog moeilijk het informatieaanbod zo te structureren en te doseren dat de verschillende gebruikersgroepen daarvan snel, efficiënt en op voor hen betekenisvolle wijze gebruik kunnen maken.

Met het creëren van een coherente samenhang tussen de documentatiebestanden zal tevens een faciliteit gecreëerd moeten worden om annotaties toe te voegen aan collectiebeschrijving en kennisbestanden. Hiermee wordt enerzijds de tacit knowledge die wel beschikbaar maar niet is vastgelegd veiliggesteld en anderzijds de aangeboden informatie voor het publiek beter begrijpelijk en meer betekenisvol gemaakt.

6.2. Externe Samenhang
Aangezien het Pijpenkabinet organisatorisch geen bindingen heeft met andere erfgoedinstellingen, zijn geen structurele samenwerkingsverbanden ontstaan. Dat heeft ook te maken met het feit dat weinig andere instituten gerichte belangstelling hebben voor dit specialistische onderwerp. (…)

Door aan te sluiten bij nationale initiatieven, zoals Het Geheugen van Nederland, kan het Pijpenkabinet haar nut en bestaansgrond in de toekomst beter bewijzen en zekerstellen. (…)

Ook wordt gekeken naar de mogelijkheden van internationale samenwerking. (…) Gezien de toenemende belangstelling voor en groeiende vraag naar informatie over pijpen en Nederlandse kleipijpen in het bijzonder, is het niet meer dan voor de hand liggend om naar duurzame en verreikende mogelijkheden voor ontsluiting te zoeken. Dit informatieplan definieert het kader waarbinnen die mogelijkheden worden geplaatst.

6.3. Vocabulaire
Er bestaat nog geen terminologiebron of vocabulaire die de gehele breedte van het verzamel- en onderzoeksterrein van het Pijpenkabinet wordt afdekt. (…)

Hoewel voor het toekennen van trefwoorden zal worden gezocht naar aansluiting bij thesauri als de AAT en de Volkenkundige Thesaurus ligt dit minder eenvoudig dan het lijkt. Het is noodzakelijk een goede terminologiebron te ontwikkelen die binnen een specialistisch vakgebied alleen bij de meest algemene begrippen zal aansluiten. Binnen de objectbeschrijvingen van het Pijpenkabinet is echter reeds een vaste terminologie ontwikkeld die de morfologische ontwikkeling van de objecten en de typechronologie beschrijft. Deze terminologie, grotendeels gebaseerd op historische benamingen, zal bij verdere verwerking een gezaghebbende rol spelen. (…) Al het materiaal dat als uitgangspunt moet dienen bij het opbouwen van een gestructureerd vocabulaire is in het Pijpenkabinet aanwezig. (…)

6.4. Overzicht van de informatiebronnen en mogelijke verbeteringen
Collectiebeschrijving – De beschrijving van de collectie is digitaal en adequaat, maar niet toegankelijk voor het publiek. De beschrijvingen zijn uitgebreid, verdeeld over 33 velden (in de hoofdgroepen administratieve gegevens / beschrijvende documentatie / annotatie / conditie rapportage / controle). Er bestaan nog geen koppelingen met de overige informatiebestanden. Dit bestand wordt de ruggengraat van de geïntegreerde infrastructuur.

Literatuurbestand – De bibliografische informatie is digitaal, adequaat en up to date, maar ook niet gekoppeld aan de overige bestanden. Dit bestand moet worden overgezet naar de geïntegreerde infrastructuur. (…)

Merkenregister – Het merkenregister dient vooral ter verdere identificatie en datering van pijpen waarop een merk gevonden kan worden. Het is een belangrijk instrument bij de determinatie van objecten. Tevens is het een referentiestructuur die documentatie en objecten met elkaar verbindt. Die rol zal het register in een nieuwe infrastructuur ook spelen. Het register is deels digitaal en kan in een nieuwe infrastructuur (CMS) worden opgenomen. (…)

Pijpmakersbestanden – De pijpmakersbestanden bevatten alle persoonsgebonden gegevens in de vorm van archiefdata (genealogische en persoonsgegevens), literatuurverwijzingen en objectverwijzingen. Dit materiaal is gedigitaliseerd, maar als separaat bestand. Integratie is wenselijk, want het is een essentiële schakel tussen de museale collectie en bijvoorbeeld de archiefbronnen en de documentatie. (…)

Archiefgegevens (datumbronnen) – de archiefgegevens vormen de rijke historische achtergrond van de branche waarbinnen de objecten uit de collectie tot stand zijn gekomen. Deze gegevens zijn gedeeltelijk gedigitaliseerd en uitsluitend gekoppeld aan de persoonsbestanden. Volledige digitalisering en opname in een geïntegreerd systeem is essentieel voor een effectief en betekenisvol gebruik van deze bron. (…)

Topografische index – de topografische index is digitaal beschikbaar en kan worden gekoppeld aan de andere bestanden. De index verbindt objecten aan plaatsen van vervaardiging, maar ook aan vindplaatsen. Bovendien ontsluit het de archiefbronnen. De index moet worden opgenomen als referentiestructuur in het geïntegreerde systeem. (...)

Iconografische bestanden – de iconografische bestanden bevatten afbeeldingen en beschrijvingen van objecten die zich niet in de collectie bevinden. Deze dienen ter verrijking van het begrip van de cultuur van het roken en de geschiedenis van de pijp. Tevens bevatten deze bestanden illustraties van de pijp in het gebruik in verschillende tijden en sociale context. Iconografische metadata (trefwoorden of ICONCLASS-codes) kunnen objectinformatie koppelen aan documentatie of commentaren en beschrijvingen. (…)

6.5. Bestendigheid
Met het oog op aansluiting bij andere nationale informatiebronnen wordt de geïntegreerde informatieomgeving verwerkt tot een website die volgens open standaarden en met behulp van Open Source ontwikkelgereedschap is gemaakt. (…) Het gaat dus evident niet om een éénmalig product of project. Het onderhoud van de dienst is gegarandeerd, omdat het volledig verankerd is in de kerntaken en workflow van het museum. (…)

Omdat het informatiesysteem zowel op de eigen werkprocessen is gericht, als op de informatievoorziening, valt de toekomst van de publieke informatievoorziening samen met de toekomst van het museum.

6.6. Ontsluiting en aansluiting
De informatiebestanden zullen voor zover mogelijk aansluiten bij, of deel uitmaken van een landelijke infrastructuur. Echter bij gebrek aan helderheid over de status, omvang en eisen van een dergelijke infrastructuur kunnen nu niet meer dan de meest algemene voorzieningen worden getroffen. Die voorzieningen liggen vooral op het vlak van het toepassen van open standaarden, geaccepteerde of goed ontwikkelde terminologie en de ontwikkeling van het systeem met een Open Source instrumentarium.

Er zal overleg gevoerd moeten worden met mogelijke partners. (…) Inbedding in een groter geheel zoals het Geheugen van Nederland lijkt daarom eveneens voor de hand liggend. (…)

Het Pijpenkabinet staat open voor het aansluiten bij internationale ontwikkelingen, maar het kan niet het voortouw nemen in het organiseren van internationale projectplannen. Met een open blik voor de mogelijkheden worden de ontwikkelingen op het gebied van de European Digital Library gevolgd. (…)

6.7. Nieuwe doelgroepen
De geïntegreerde informatiebestanden zijn voor een brede waaier aan doelgroepen bestemd. Daaronder bevinden zich archeologen, verzamelaars, een algemeen publiek dat belangstelling heeft voor de cultuur van het roken, dat belangstelling heeft voor archeologisch en volkskundig, of volkenkundig materiaal, enzovoorts. De ontsluiting van de iconografische betekenissen in de gevarieerde kunstnijverheid van de pijp zal een ongekend breed publiek resultaat bieden bij zoekacties op het web. Zowel de door het Pijpenkabinet aangeboden tekst, als de beelden vormen een rijke bron van informatie, aangezien de rookcultuur de afgelopen vier eeuwen is doorgedrongen in elke laag van de maatschappij.

Door de grote trefkans bij het zoeken via het web kan een veel grotere cirkel van doelgroepen bereikt worden: collega-musea die voor onderzoek of expositie zoeken op een specifiek thema (alle mogelijke aspecten uit de achttiende en negentiende-eeuwse Europese cultuur zijn verbeeld in pijpen) of op materiaal (ceramiek, porselein, hout, meerschuim, papier, etc) of techniek of op persoon, ongeacht of het gaat om makers, voorgestelden, gebruikers of anders.

7. Digitaliseringsplan

7.1. Digitalisering

7.1.1. Objecten
De digitalisering van de objecten in de collectie zal gefaseerd verlopen. Bij de digitalisering wordt uitgegaan van het principe dat de collectie wordt gepresenteerd als referentiecollectie (hetgeen niet wil zeggen dat het individuele karakter en de esthetische waarde van sommige objecten geen belangrijke rol spelen). Het is vooral de selectie van te digitaliseren objecten en de fasering van de digitalisering die een rol speelt. Het einddoel is de digitalisering van de gehele collectie, maar het zou weinig zinvol zijn stapsgewijs alle objecten van een bepaald type te digitaliseren, alvorens een ruimer deel van de collectie bij de digitalisering te betrekken. Bij de planning van de digitalisering wordt zoveel mogelijk geprobeerd een samenhangend geheel aan te bieden, dat wil zeggen een ensemble van gedigitaliseerde voorwerpen, objectbeschrijvingen en samenhangende documentatie.

De uitvoering van de digitalisering zal zoveel mogelijk rekening houden met de richtlijnen zoals gesteld door het Geheugen van Nederland. Te verwachten is dat de opnamen van objecten in huis, onder optimale condities zal worden uitgevoerd; risico van transport en handling wordt daarmee geminimaliseerd. Er is inmiddels een ruime ervaring met het fotograferen van objecten. Het materiaal, zoals camera, belichting en achtergrond, zal moeten voldoen aan de hoogste eisen en de hoogste technische standaard.

De digitale fotografie van de eerste selectie type exemplaren zal worden benut als trainingsronde. Het gaat immers om een beperkt aantal objecten. Vervolgens zal, na evaluatie, een bredere selectie van objecten worden gedigitaliseerd.

De museale collectie bestaat uit c. 25.000 objecten, vooral pijpen. De collectie kent diverse deelcollecties. (…)
[Zie collectieplan voor een overzicht van deelcollecties]

7.1.2. Documentatie en teksten
De documentatie van het museum bestaat uit:

• boeken, overdrukken en publicaties
• documentatie waaronder artikelen, productcatalogi, prijslijsten, veilingcatalogi, advertenties, etc.
• foto- en dia-archief

7.2. Conversie
[wordt nader uitgewerkt in het ontwikkelingsplan] (…)

8. Duurzaamheid

8.1. Digitale duurzaamheid museale data
Het is belangrijk dat de digitale informatie van het Pijpenkabinet duurzaam wordt bewaard, omdat de geïntegreerde informatiebestanden samen het verhaal van de collectie en de culturen waaruit deze is voortgekomen, vertellen. De duurzaamheid van informatie is voor ieder museum van vitaal belang. Ook de mogelijkheid tot hergebruik van digitaal materiaal voor nieuwe doeleinden, zoals onderzoek, publicaties, documentaires, achtergronden bij tentoonstellingen etcetera, is een belangrijk motief om de duurzaamheid op langere termijn te garanderen.

In principe dient al het materiaal duurzaam bewaard te worden. De kwaliteitsvraag is al bij de selectie van de objecten in de collectie en de inname van andere documentaire- en informatiebronnen beantwoord.

De duurzaamheid van de gedigitaliseerde objecten en de informatie waarmee deze objecten worden verrijkt moet op verschillende niveaus worden aangepakt. Het vereist van de instelling een proactieve opstelling.

Hoewel digitale duurzaamheid hoog op de agenda van nationale en internationale organisaties en overheden staat, bestaan er nog geen algemeen geaccepteerde richtlijnen, hulpmiddelen of faciliteiten. Wel bestaan er initiatieven die specifieke delen van het duurzaamheidvraagstuk adresseren. Die initiatieven vormen echter geen samenhangend geheel, of onderdeel van een infrastructuur die nu al voor iedereen toegankelijk en bruikbaar is. (…)

De digitale duurzaamheid van binnen een instelling ontwikkelde en onderhouden digitale informatiebronnen is nog voornamelijk de verantwoordelijkheid van de instelling zelf. (…)

8.2. Generieke faciliteiten t.b.v. de duurzaamheid
Bij de opslag voor de langere termijn zal onderzocht moeten worden in hoeverre de door het Pijpenkabinet gehanteerde metadata moeten worden uitgebreid met duurzaamheidsmetadata. Hierbij zal het Pijpenkabinet zich conformeren aan de richtlijnen, zoals ontwikkeld door het Geheugen van Nederland. (…)

9. Een ontwikkelplan
Op basis van het voorgaande kunnen de contouren van een eerste ontwikkelplan geschetst worden. Dit plan heeft als primaire doelen:

1. het ontwikkelen van een geïntegreerde omgeving voor beheer van de collectie;
2. het ontwikkelen van een omgeving voor het beheren en presenteren van rond de collectie aanwezige kennis en informatie;
3. het ontwikkelen van een omgeving voor kennisuitwisseling met instellingen en vakgenoten en een breed publiek.

(…)

Amsterdam, augustus 2007